アメリカでの就職: Reference letter の書き方

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2018/05/24 更新

  1. 概要: 推薦状の重要性
  2. 推薦状の基本フォーマット
    • 宛先
    • 出だしの一文
    • 自分が推薦者として適していることを示すパラグラフ
    • 応募者を誉めるパラグラフ
    • 締めの言葉
  3. 書くべきではないこと
  4. 文例集・用語集

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概要: 推薦状の重要性

アメリカで研究職の就職を考える際には、推薦状が非常に重要である。応募の際、または書類の第一次選考を通過した時点で、3 通ほどの推薦状の提出が求められる。ポジションによっては 5 通も要求される場合もある。

熱い推薦状を書いてくれるような mentor をもっているかどうかも、研究者としての評価項目の一つということだろう。このページでは、アカデミックな推薦状の典型的なパターンをまとめる。以下の場合に役立つことを期待する。


自分の推薦状のドラフトを書くとき

推薦者にはドラフトを渡してお願いすることが多い。これは推薦者の労力を軽減するという意味もあるが、自分がアピールしてほしいポイントを推薦者に知らせる という意味もあり、基本的にドラフトは渡すべきであると考える。

その先は推薦者によって様々。規定通り、応募者には内容を知らせずに送付する人もいれば、ドラフトを一緒に推敲した上で BCC などで、提出の際には BCC などで自分にも送ってくれる人もいる。

他人の推薦状を書くとき

アカデミックポジションに応募するときには、full professor クラスの PI に頼むのが普通である。しかし、他人の推薦状を書く機会は、意外とすぐにやってくる。指導した学生が大学院を受けるとき、会社に就職するときなどには、直接指導した PI が推薦状を書くのが一般的である。早いうちから書き方を学んでおいて損はない。

ウェブ上のサーベイもある

アカデミックポジションの推薦状は数ページの letter という形式が一般的だが、企業や大学院向けではウェブ上のサーベイが多い。「この人物のコミュニケーションスキルは?」などという質問に対してスコアを答える形式である。

Strengths, weaknesses について記述を求められることも多い。ページ下方の Strength について、Weakness についての項目も参照のこと。


推薦状の基本フォーマット

推薦状の基本的な構成は以下の通り。

宛先

手紙としての正式なフォーマットを守る。カバーレター の場合と同様に、

  • レターヘッドの下に日付をフルで書く。July 3rd, 2014 など。
  • 1 行空けて、手紙を送る相手の郵便の宛先 snail mail address を書く。

宛名は Dear Members of the Search Committee という例が Making the Right Moves に載っている (1)。


宛名

上記の宛先 (郵便の宛先) とは別に、Dear Dr. *** などの宛名を書く。

Search committee chair の名前がわかっていれば、その人に宛てるべきだろう。Dear Members of the Search Committee でも良い。


出だしの一文

まず、この文書の目的 (候補者を *** に推薦するものであること) を簡潔かつ力強く述べる。よく使われる言い回しを列挙する。

  • It is my pleasure to recommend Dr. Stephen for the position of Assistant Professor in your department (1).
  • This reference letter is provided at the written request of Dr. Smith, who has asked me to serve as a reference of his behalf (2).
  • I am writing on behalf of Dr. Kidney who has applied to the department of...
  • It is my greal honor to write on behalf of Dr. Liver...


自分が推薦者として適していることを示すパラグラフ

以下のような点を述べる。

  • 被推薦者との関係 (指導教員、同僚など)。被推薦者をよく知っていることは推薦状を書く際の必須条件である。
  • 研究者、教育者としての自分の経験。たとえば「** 大学、** 大学で ** 人の学生をこれまでに指導してきたため、被推薦者の能力を客観的に判断することができる」。
  • 「** journal のエディターをしており、この分野のスペシャリストとして被推薦者の業績を判断できる」など。

応募者を誉めるパラグラフ

Sample letters では、3 - 4 パラグラフに分けて述べるのが普通のようである。

重要なのは、推薦者を褒める場合、具体的なエピソードを以って褒める ことである。人柄がいいとか真面目であるなど、具体性のない褒め言葉の羅列は意味をもたない。


締めの言葉

推薦状の最後は、まとめのような形で もう一度 applicant を推して締める のが普通のようである。

  • In summary, Dr. Liver is truly an exceptional scientist who has special expertise in mathematical modeling. I recommend Dr. Liver with the highest enthusiasm.
  • ... I strongly recommend Dr. Bone with the utmost confidence.
  • I cannot recommend her/him highly enough.

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推薦状で書くべきではないこと

仕事に関係のないこと

Age, hobby, marital status など、仕事の能力に関係のないことは書かない。ほとんどの国では、これらに基づいて採否を決めることは違法である。

行き過ぎた誇張 (ウソ)

3 人のポスドクの推薦状に全て "best postdoc ever in my lab" と書いて問題となった例が挙げられている (1)。

どうしても良いことが書けないような人から推薦状を頼まれた場合には、ウソを書くのではなく、「positive な推薦状を書けない」と言って断るのが正しいようである。ウソを書いて問題になった場合、自分の信頼も失墜するため。

これに対応して、推薦状をお願いする場合にも、単に「推薦状を書いて頂けますか?」と頼むのではなく、「positive な推薦状 を書いて頂けますか?」と頼むのが良い。そうすれば、推薦者の側も「もっといい人がいると思います」のようにやんわりと断ることが可能になる。


文例集・用語集

よく聞かれる内容の英語表現

簡易的な推薦状は、ネットで提出する場合もある。その項目に関する英語表現をまとめた。

in what capacity you know the applicant...

capacity というと上述の推薦者の能力を問われているように思うが、これは単に推薦者と被推薦者の関係を訪ねているものである (4)。

欄が小さいときは、簡潔に Professor, senior colleague などと記載する。

separation

Voluntary separation という言葉を見かけることもある。これは termination または fire を意味し、「前職を離れた理由」に相当する。


Strength と weakness について

企業向けまたは大学院向けの推薦状は、letter 形式でなく、Web 上でいくつかの項目を記入するという形式の場合がある。Strength と weakness はよく記入を求められる項目である。このページでは概要のみを挙げるので、詳細は Strentghs と Weaknesses のページ を参照のこと。

Strength の例。候補者の具体的なエピソード とともに記載する。

  • Excellent communication skills
  • Positive attitude
  • Flexibility
  • Ability to prioritize
  • Self confidence

上にあげた strengths も、状況に応じては weaknesses になる。よって「候補者には weakness はない」と言うのは得策でない (5)。実際問題として weakness のない人間というのは不自然であり、推薦状の内容自体に疑いをもたれるためである。

良い推薦状では、weakness を記載するふりをして strength を記載する ことが求められる。strength が状況に応じて weakness になるならば、逆も然りという考え方である。

Weakness の実例を示す (5)。これも Strentghs と Weaknesses のページ に詳細がある。

  • Trouble procrastinating (優柔不断、面倒なことを先送りする)
  • Nervousness when speaking in front of a group
  • Impatient at times
  • Too much focused on work withlittle or no time to relax


推薦状で使える褒め言葉集

推薦状を書くときに便利な表現を集めてみた。参考にしたのは Research Statement に関する資料 (3) など。このサイトでは英語表現に関するページをいくつか作っているので、そちらも参照のこと。

カッコ内の日付つきの数字は、緑の部分の Google Scholar 検索ヒット数。


日本語 英文

革新的な研究

  • His research has opened up a new era in behavioral biology of insects (2,600; Apr 2015)

知識

  • ... is an epidemiologist with a keen knowledge of...

尊敬されている

  • ... my early association with my graduate mentor and esteemed colleague, ... (3) (5350; Dec 2015)

信じている

  • I am sure that Dr. Brain has powerful scientific drive and commitment to obtaining high-quality data.
  • I have no doubt that he will always think of all other faculties and contribute significantly to your department.
  • What I am sure about is that he is...

印象的
impressed

  • I was impressed by the way he/she... (559,000; Jul 2015)
  • What impressed me the most is his English writing skills. (234,000; Jul 2015)

(授業で)
優秀な成績
的を得た質問

  • achieved an excellent grade
  • pertinent question
  • 本質を突いている: keen insight into the nature of...

成熟した
視野の広い

  • mature
  • well-rounded: 「丸々と太った」という意味もあるが、視野が広いことにも使われる

進路関係

  • with the intention of pursuing her career in the field of... (in the medical field はあまりヒットなし、in the field of の方が良さそう)

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References

  1. Writing a Letter of Recommendation. Making the right moves, 2nd edition. Pdf file.
  2. Sample Faculty Reference Letter. National Association of Colleges and Employers. Link.
  3. Hanawalt 2001a. Revisiting the rodent repairbox. Env Mol Mutagenet 38, 89-96.
  4. 大学院留学なんでも相談室. Link: Last access 5/31/2017.
  5. Sample strengths and weaknesses of an employee. Link: Last access 7/24/2017.

参考書